Dane pracowników pod kontrolą firmy

Gdzie są dane

• Asystent AI korzysta z Azure OpenAI w regionie Sweden Central (Szwecja), we wdrożeniu regionalnym. Microsoft nie używa zapytań do trenowania modeli.
• Zgłoszenia błędów trafiają do Sentry w regionie UE (Frankfurt), bez treści żądań, danych osób i adresów IP.
• Pełną listę podprzetwórców z zakresem danych przekazujemy razem z umową powierzenia.

Kto widzi dane

• Każda organizacja jest odizolowana w bazie danych politykami bezpieczeństwa na poziomie wierszy. Zapytanie jednej firmy nie zwróci danych innej, nawet przy błędzie w aplikacji.
• Dostęp w organizacji wynika z ról i przypisań: pracownik widzi swoje dane, przełożony swój zespół, kadry tyle, ile daje im rola, także w granicach jednego działu.
• Wsparcie GHOG ma osobny panel bez dostępu do ewidencji czasu, nieobecności i rozmów z asystentem. Każda jego zmiana jest widoczna dla administratora firmy razem z powodem.

Logowanie

• Logowanie dwuskładnikowe kodem z aplikacji uwierzytelniającej, z kodami zapasowymi. Organizacja może wymagać go od osób z rolami.
• Logowanie kontem Microsoft (Entra ID) albo Google Workspace, także jako jedyny sposób logowania w firmie.
• Wylogowanie unieważnia sesję na serwerze. Próby logowania mają limity na konto i adres IP.

Dziennik zmian i historia

• Każda zmiana danych jest zapisywana z autorem, datą oraz wartością przed i po zmianie.
• Dziennik przechowujemy przez 3 lata, potem jest automatycznie usuwany.
• Wpisy czasu i wnioski mają historię decyzji widoczną dla zainteresowanych osób.

Eksport, rezygnacja i usunięcie

• Administrator w każdej chwili pobiera pełny eksport danych organizacji, razem z dziennikiem zmian.
• Po zamknięciu organizacji przez 30 dni logują się tylko administratorzy i mogą pobrać dane. Potem wszystkie dane organizacji są trwale usuwane, a zostaje tylko informacja, że organizacja istniała.

Asystent AI

• Jest wyłączony, dopóki administrator organizacji go nie włączy.
• Do modelu trafia treść wiadomości i dane potrzebne do odpowiedzi, np. nazwy zadań i wpisy z tygodnia. Spotkania prywatne z kalendarza nigdy tam nie trafiają.
• Asystent tylko proponuje zmiany. Zapisuje je człowiek.

Czego GHOG nie robi

• Nie robi zrzutów ekranu, nie śledzi aplikacji, stron ani lokalizacji.
• Nie czyta poczty ani plików. Kalendarz czyta tylko u osób, które same go włączyły.
• Nie przechowuje pełnych adresów IP w logach serwera.

Umowa powierzenia

Umowę powierzenia przetwarzania danych z opisem środków bezpieczeństwa i listą podprzetwórców przekazujemy przed rozpoczęciem pilotażu. Poproś o umowę.